Übersetzungsunternehmen Kocarek GmbH
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Übersetzung und DTP-Arbeiten des Siegwerk Mitarbeitermagazins

kaleidoSCOPE für Siegwerk Druckfarben

Enno Urbeinz – Siegwerk Druckfarben Sustainability Manager (bis Oktober 2015 Manager Corporate Communications)

Siegburg, den 15.02.2016.

„Seit nunmehr fünf Jahren sind wir von der Siegwerk Druckfarben AG & Co. KGaA zufriedener Kunde des Essener Übersetzungsunternehmens Kocarek GmbH. Siegwerk Druckfarben ist ein international agierendes Unternehmen mit weltweit 4.800 Mitarbeitern in über 30 Landesorganisationen. Der Kontakt zu unseren Mitarbeitern in aller Welt ist uns besonders wichtig, denn sie stehen bei uns im Mittelpunkt. Sie transportieren den „Siegwerk-Spirit“ (Ink, Heart & Soul) und was ihn ausmacht, möchten wir daher jedem einzelnen Mitarbeiter weltweit nahebringen.

Aus diesem Grund haben wir vor einigen Jahren das Mitarbeitermagazin „kaleidoSCOPE“ ins Leben gerufen. Das Magazin erscheint vier Mal jährlich in den Sprachen Spanisch für unsere Standorte in Lateinamerika und Spanien, Portugiesisch für die Standorte in Brasilien und Portugal, Chinesisch, Französisch, Amerikanisches Englisch sowie Deutsch in einer Gesamtauflage von jeweils 5.000 Exemplaren.

Die Organisation und Koordination unseres Mitarbeitermagazins „kaleidoSCOPE“ stellte uns zu Beginn vor eine große Herausforderung. Denn bis die druckfertige Version dieses Magazins fertiggestellt ist, sind einige komplexe Arbeitsschritte und die Mitwirkung von Redaktion, Agentur, Projektmanager, Übersetzer, Korrekturleser und DTP-Mitarbeiter notwendig. Die Aufgaben sind klar verteilt: Der Redakteur verfasst den Text in Deutsch oder Englisch, die Agentur erstellt das Layout für das Magazin und nimmt die finale Layoutprüfung vor, der Projektmanager koordiniert den Übersetzungsprozess und die DTP-Arbeiten, die Translatoren übersetzen und lektorieren die Texte, unsere internen Korrekturleser prüfen den Text hinsichtlich der lokalen sprachlichen Gegebenheiten und unserer internen Kommunikation und der DTP-Mitarbeiter setzt die jeweilige Fremdsprache in InDesign und erstellt druckfertige Dateien.

Diese verschiedenen Schritte effizient und professionell zu koordinieren, blieb eine stete Herausforderung. Doch mithilfe der Kocarek GmbH konnten wir eine individuell auf uns zugeschnittene Strategie für unsere Ansprüche entwickeln.

Die Realisierung der „kaleidoSCOPE“ beginnt damit, dass Artikel entweder in deutscher oder englischer und manchmal in beiden Sprachen erstellt werden. Die Kocarek GmbH übersetzt die jeweils fehlenden Artikel in Word, damit die Agentur die englische und die deutsche Layout-Fassung erstellen kann. Danach erhält die Kocarek GmbH von unserer Agentur das 24-seitige Magazin in deutscher und englischer Sprache als neueste InDesign-Version. Dabei passt sich die Kocarek GmbH immer den Voraussetzungen unserer Agentur an und arbeitet mit derselben InDesign-Version, damit es bei der Bearbeitung der Dateien nicht zu Inkonsistenzen kommt. Vor der Übersetzung der InDesign-Datei wird das Layout der englischen Version entsprechend der deutschen Vorlage angepasst. Somit sind die englische und die deutsche Version der „kaleidoSCOPE“ druckfertig und dienen als Grundlage für die nachfolgenden Übersetzungen und Layoutgestaltungen.

Hierbei wird zunächst einmal der reine Text übersetzt, und zuvor durch spezielle Filter aus der InDesign-Datei exportiert, wobei auf unsere interne Terminologie und andere sprachliche Besonderheiten sorgfältig geachtet wird. Nun muss der in die InDesign-Datei importierte Text in dem vorgegebenen Layout angepasst werden. Dies ist eine besondere Herausforderung, da sich die Textlängen der einzelnen Sprachen stark unterscheiden. So ist die deutsche Sprache länger als die englische und die wiederum deutlich länger als die chinesische Sprache. Alle Texte sollen sich am Ende perfekt in die Layoutvorlage einfügen und optisch ansprechend sein. Darüber hinaus soll das Magazin in allen Sprachvarianten einheitlich aussehen. Diese DTP-Arbeiten übernehmen hierbei qualifizierte und geschulte Mitarbeiter der Kocarek GmbH, welche den Fremdsprachensatz im Hinblick auf unsere Vorgaben vornimmt.

 

Deckblätter des kaleidoscope Mitarbeitermagazins von Siegwerk

Deckblätter des „kaleidoSCOPE“ in Englisch, Spanisch, Französisch und Chinesisch.

 

Bevor wir die druckfertigen Dateien erhalten, werden die Versionen noch einer letzten sprachlichen Kontrolle unserer lokal ansässigen Mitarbeiter mit entsprechender Muttersprache unterzogen. Diese kennen die lokalen sprachlichen Konventionen bestens und wissen, wie wir „Siegwerker“ vor Ort miteinander kommunizieren, weshalb sie ebenfalls die korrekte unternehmensinterne Kommunikation sicherstellen.

Besonders die Durchführung der lokalen Bearbeitung stellte uns vor eine sehr große Herausforderung. Zuvor planten wir, die jeweilige Sprachversion in Form einer PDF-Datei den lokalen Ansprechpartnern per E-Mail zuzusenden. In der Hoffnung, das Lektorat wird schnell gestartet und die Änderungswünsche leserlich zurückgesendet. Auch der gesamte Zeitaufwand hierfür inklusive der Korrektureingaben in die InDesign-Dateien war zeitlich sehr schwer einzuschätzen. Passenderweise hat die Kocarek GmbH mit ihrem „Online Proofing“ auch hierfür eine fabelhafte Lösung: Für die sprachliche Prüfung stellt die Kocarek GmbH für jede Sprache eine gesetzte InDesign-Version der „kaleidoSCOPE“ online zur Verfügung. Dies geschieht komplett internetbasiert und kann jederzeit mit einem Standardbrowser eingesehen werden. Das „Online Proofing“ war an dieser Stelle genau die richtige Lösung für die interne Korrekturlesung. Denn so haben wir die Möglichkeit, den Mitarbeitern weltweit eine unkomplizierte Art des Korrekturlesens zur Verfügung zu stellen, ohne dabei die unterschiedlichen Zeitzonen im Blick haben oder zeitaufwendige E-Mails hin- und hersenden zu müssen. Unsere ausgewählten Mitarbeiter werden dabei automatisch per E-Mail informiert, sobald die Datei zum Proofreading bereit steht, und haben dann in der Regel zwei Tage Zeit, den Text abzusegnen oder zu ändern. Ein weiterer Vorteil des „Online Proofing“ ist, dass der Mitarbeiter das Magazin bereits in seinem vorläufigen Layout sieht und Text- beziehungsweise Wortunterbrechungen besser erfassen kann, als wenn er lediglich den reinen Text sehen würde. Zudem benötigen unsere Mitarbeiter für die Korrekturlesung der InDesign-Datei selbst kein InDesign, können jedoch trotzdem problemlos den Text, ähnlich wie in einem Textbearbeitungsprogramm, ändern. Alle Änderungen werden mit Zeitstempel und Benutzerdaten angezeigt.

 

Frontlab beim kaleidoscope Mitarbeitermagazin von Siegwerk

Kocarek Online Proofing

 

Nach dem abgeschlossenen Proofreading wird die Kocarek GmbH automatisch benachrichtigt und kann anschließend die InDesign-Datei aus dem Online Portal mit allen Änderungen herunterladen. Dies ist sowohl für die Kocarek GmbH als auch für uns von Vorteil, da hier das fehleranfällige und zeitraubende Copy-and-Paste von vornherein entfällt. Nun nimmt die Kocarek GmbH in Zusammenarbeit mit unserer Agentur die finalen Layout-Anpassungen vor, sodass die druckfertige Version der „kaleidoSCOPE“ vorliegt. Zu guter Letzt sendet die Kocarek GmbH uns die Web- und Druckdateien der „kaleidoSCOPE“.

Wichtig bei der Umsetzung des Magazins war uns vor allem, dass die lokalen sprachlichen Konventionen beachtet werden, denn jeder Mitarbeiter soll unsere „kaleidoSCOPE“ von Anfang bis Ende verstehen, ganz gleich in welchem Teil der Welt er arbeitet und lebt. Darüber hinaus wollten wir einen Dienstleister finden, der die übersetzten Texte professionell in unsere strengen Layoutvorgaben einfügt und in der Lage ist, uns druckfertige Dateien zu schicken. Zusätzlich dazu waren wir auf der Suche nach einem Unternehmen, welches denselben Qualitätsanspruch hat wie wir.

Wir sind froh, dass wir mit der Kocarek GmbH einen professionellen und zuverlässigen Partner an unserer Seite gefunden haben, der uns in allen Punkten unterstützt. Denn auch in Anbetracht der Komplexität und des engen Zeitrahmens von maximal 14 Arbeitstagen schafft es die Kocarek GmbH seit Jahren immer wieder aufs Neue, eine tadellose Qualität zu liefern. Daher möchten wir von Siegwerk Druckfarben die Kocarek GmbH gerne weiterempfehlen!“

– Enno Urbeinz – Siegwerk Druckfarben Sustainability Manager (bis Oktober 2015 Manager Corporate Communications) –

 

Kocarek GmbH | Kronprinzenstraße 5-7 | 45128 Essen | Tel.: +49 201 24 69 90-0 | Fax: +49 201 24 69 90-10 | info@kocarek-gmbh.com

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ISO 17100 und ISO 9001 zertifiziert durch die DEKRA

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Die Kocarek GmbH ist nach der internationalen Norm für Übersetzungsdienstleistungen ISO 17100 und der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 zertifiziert. Für unsere Kunden bedeutet dies eine sichere und transparente Leistungserbringung.

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ISO 17100 und ISO 9001

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